Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

Lauttasaari-Seura ry

Kauppaneuvoksentie 18

00200 Helsinki
0787227-4

Yhteys- ja vastuuhenkilö

Seuran toiminnanjohtaja

Nina Wohlman

Kauppaneuvoksentie 18

00200 Helsinki

050 591 6466
seura@lauttasaari.fi

Rekisterin nimi

Lauttasaari-Seura – Drumsö-Sällskapet ry yhdistetty jäsen-, asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisterissä olevan henkilön välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Tämän lisäksi soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden yhteistyön hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää myös profilointiin markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä henkilöä kiinnostavalla tavalla. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen uutiskirjeen lähettämiseen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin erilaisten osallistumisien yhteydessä.

Mikäli jäsen tai asiakas ei toimita tarvittavia tietoa, ei voida katsoa jäsenyyden, asiakkuuden tai yhteistyökumppanuuden ehtojen täyttyneen.

Jäsenrekisterin osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää jäsenrekisteriä, hoitaa jäsenlaskutus ja tehdä jäsenviestintää.

Asiakasrekisterin osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pääsääntöisesti hoitaa Lauttasaari-lehden ilmoitusmyyntiä sekä seuran tuotemyyntiä ja näiden markkinointia.

Sidosryhmärekisterin osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pitää yllä rekisteriä, jonka avulla voimme viestiä ja olla yhteydessä seuran toiminnasta ja erilaisista yhteistyömahdollisuuksista.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään luotettavalla tavalla niin kauan kuin on jäsenen tai asiakkaan ja yhdistyksen välisen sopimuksen täyttämiseksi välttämätöntä. Sen jälkeen tiedot poistetaan pysyvästi. Tapahtumatilastointiin ja muihin vastaaviin tarpeisiin säilytetään vain ei yksilöiviä tietoja osallistujien tai käyttäjien lukumääristä.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan käyttää organisaation sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien kesken tämän selosteen periaatteita noudattaen. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti sekä organisatorisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan siten, että ulkopuoliset eivät pääse tietoihin käsiksi. Sähköisesti tallennetut tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja alan yleisten käytäntöjen mukaisesti.

Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Näitä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus rekisterissä olevista tiedoista. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne on palautettavissa tarpeen tullen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:

  1. pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen.
  2. Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tällöin pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on virheellisesti kirjattu.
  3. niiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  4. tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaisille
  5. oikeus tulla poistetuksi kaikista rekistereistä pysyvästi ja luotettavasti

Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena yhteyshenkilölle (kts. kohta 2)

Rekisterihallinto

Tätä informointiasiakirjaa ja selostetta käsittelytoimista on viimeksi muutettu 16.5.2023.

Seura seuraa tietosuojaa koskevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeiden muutoksia sekä kehittää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimia, ja varaa siksi oikeuden päivittää tätä selostetta.